沙龍要賣自有品牌洗護？先確認 PIF 產品資訊檔案由誰負責建置

化粧品產品資訊檔案（PIF，Product Information File，就是一支產品從配方、安全到功能的完整身家資料）第三階段已經在 115 年 7 月 1 日上路，重點是「一般化粧品」全部納入。也就是說，店裡那瓶找代工廠做的自有品牌洗髮精、那組自己從國外帶回來賣的護髮油，在供應、販賣、贈送、公開陳列或提供客人試用之前，就必須先完成產品登錄並建立產品資訊檔案。新制上路已經一個多月，但很多沙龍還沒盤點過最關鍵的一件事：這份檔案，到底是誰要負責建？

市場訊號：第三階段把一般洗護產品全部納進來

食藥署公告的《應建立產品資訊檔案之化粧品種類及實施日期》採分階段實施：113 年 7 月 1 日先納入添加特定成分，以及具防曬、染髮、燙髮、止汗制臭或含過氧化物之居家牙齒美白用途的產品；114 年 7 月 1 日納入嬰兒用、唇用、眼部用化粧品與非藥用牙膏、漱口水；115 年 7 月 1 日則輪到「其他化粧品」，也就是沙龍最常經手的洗髮精、潤髮乳、護髮油、頭皮養護與造型品這些日常品項。

法源是化粧品衛生安全管理法第四條第一項：經中央主管機關公告之化粧品種類及一定規模之化粧品製造或輸入業者，應於化粧品供應、販賣、贈送、公開陳列或提供消費者試用前，完成產品登錄及建立產品資訊檔案，有變更者亦同。很多店家會想「我只是一間小店，應該不算一定規模吧」——但化粧品產品資訊檔案管理辦法第二條把一定規模定義為：依公司法、商業登記法應辦理設立登記的公司或商號、依法應完成登記的工廠，以及除免工廠登記的手工香皂業者外其他製造或輸入化粧品的團體或法人。只要你有公司或商號登記，就不會因為店小而自動被排除。

美業影響：義務跟著「製造或輸入」跑，不是跟著「誰在賣」

條文把義務綁在「製造或輸入業者」身上，這一句話決定了沙龍的三種處境。第一種是自有品牌委託代工：你出品牌與配方需求、工廠出產線，誰是產品登錄與建檔的人必須寫進合約，不能默認「工廠應該會處理」。第二種是自己從國外帶貨回來賣，那你就是輸入業者，義務在你身上。第三種是向國內合格供應商進貨、原封不動轉賣，這時你的角色是販賣業者，建檔義務在上游，但你仍應留存進貨憑證與來源資料，才有辦法在被問到時交代清楚。

還有一個沙龍很常踩的地雷是分裝。同法第七條第五項明定，化粧品販賣業者不得將化粧品之標籤、仿單、外包裝或容器等改變出售。把大罐倒進小瓶、貼上自己的貼紙再賣或當贈品，不是省成本的聰明做法，而是直接違規。至於罰則，違反第四條第一項依第二十三條第一項處新臺幣一萬元以上一百萬元以下罰鍰，並得按次處罰——「按次」兩個字才是真正的成本。

真正的難關不是寫文件，是文件散在五個地方

PIF 不是一張表。依化粧品產品資訊檔案管理辦法第三條，一份檔案要涵蓋十六類資料：產品基本資料、完成產品登錄的證明文件、全成分名稱與各別含量、產品標籤仿單外包裝或容器、製造場所符合優良製造準則之證明或聲明書、製造方法與流程、使用方法部位用量頻率及族群、使用不良反應資料、產品與各別成分之物理及化學特性、成分之毒理資料、產品安定性試驗報告、微生物檢測報告、防腐效能試驗報告、功能評估佐證資料、與產品接觸之包裝材質資料，以及含安全性評估結論與簽署人員資格的產品安全資料。

另外三個條件最容易被忽略。語文：檔案應以中文或英文建立，原始資料不是中英文的要附譯本。存放地點：應存放於產品上依法標示的那個業者地址，不是老闆家或某個雲端硬碟隨便放。保存期限：自產品最後上市日之次日起至少保存五年——注意起算點是最後上市日，不是製造日，所以停售之後檔案還要再留很久。查核則原則上會於七日前通知，情況緊急得例外。

實務上的斷點幾乎都長同一個樣子：委託製造合約在老闆的信箱裡、全成分表在代工廠業務的聊天訊息裡、標籤設計檔在配合的設計師電腦裡、上市與停售日期只記在銷售系統或櫃檯的本子上、批號貼在倉庫的紙箱上。平常都沒事，直到接到訪查通知、只剩幾天可以準備，才發現「資料有」跟「拿得出來」是兩件完全不同的事。而店裡最清楚這些細節的那個人，常常也是最容易離職的那一個。

NEXT X 觀點：把 PIF 變成一條可以交接的流程

先把話說清楚：PIF 沒有捷徑。檔案內容必須來自真實的配方、試驗與安全性評估，沒有任何工具可以替你生出這些資料，NEXT X 目前也沒有代建 PIF 的服務，這篇不推銷任何東西。但「文件本身」和「文件的管理」是兩件事，後者是沙龍自己就能接起來的流程，而且做起來不難。

我們的建議是一支產品一份紀錄，固定五個欄位。第一是責任人：這支產品的登錄者與建檔人是誰，寫具體的人名與職稱，不要只寫「工廠」兩個字，同時註明合約第幾條寫了這件事。第二是文件清單：對照管理辦法十六類逐項打勾，缺的直接標成「要向誰要、什麼時候要到」。第三是單一存放位置：一個位置就好，而且要跟產品上標示的地址對得起來；紙本或電子都可以，但不能出現兩份互相矛盾的版本。第四是時間軸：上市日、最後上市日、保存到期日（最後上市日次日起五年）寫在同一列。第五是演練紀錄：每半年做一次「七天內把整份檔案調出來」的演練，記下花了多久、卡在哪一份。

這五欄的重點不是做得漂亮，而是可以交接。當負責的人休假、離職或換人，接手的人打開就知道現在缺什麼、要跟誰要、幾號到期。這也是我們在自家營運上反覆驗證過的原則：只要資料只存在某一個人的腦袋或手機裡，它遲早會在最不方便的那一天不見。

沙龍今天就可以做的五件事

第一，盤點：把店裡所有「要賣、要送、要擺出來、要給客人試用」的洗護保養品列出來，分成自有品牌、自己進口、國內進貨轉賣三類，先知道哪些落在自己身上。第二，翻合約：找出委託製造合約裡關於產品登錄、PIF 建置、資料提供與保存年限的條款；沒有寫就補簽附約，別等到稽查才開始問。第三，先停掉分裝販售：在確認合法做法之前，暫停把大包裝分裝成小瓶販售或當贈品。第四，對地址：確認產品上標示的業者地址，跟你實際能立刻拿出檔案的地點是同一個。第五，善用官方資源：食藥署 PIF 專區提供製作指引、入門手冊與查檢表，另有 PIF 諮詢專線可以直接問，比在社群裡互相猜可靠得多。

自有品牌是沙龍把技術變成長期收入的好路徑，但它同時也把你從「服務業」推到「化粧品業者」的位置上，責任是一起來的。今天先花一個下午把三件事寫下來——誰負責、文件放哪、幾號到期——就已經比大多數同業安全很多。

本文為一般性法規整理，不構成法律意見；個案的適用範圍與認定，仍應以主管機關函釋與正式公告為準。